נהלו את סטטוס הקריאה של שיחות כדי לעקוב אילו הודעות דורשות את תשומת לבכם.
הבנת סטטוס קריאה
לשיחות ב-SupportRetriever שני מצבים:
- שלא נקרא – מוצג עם אינדיקציה, מציין הודעות חדשות או ממתינות
- נקרא – בלי אינדיקציה, מציין שעיינתם בשיחה
שיחות
John Doe
john@example.com
אני צריך עזרה עם...
Jane Smith
jane@example.com
תודה על העזרה!
סטטוס קריאה אוטומטי
שיחות מסומנות אוטומטית כ-נקרא כש:
- אתם פותחים את השיחה לצפייה בהודעות
- חבר צוות פותח את השיחה
שינוי ידני של סטטוס קריאה
אפשר להחליף ידנית בין נקרא/שלא נקרא:
- פתחו את השיחה שברצונכם לעדכן
- לחצו על תפריט הפעולות (⋮) בכותרת השיחה
- בחרו "סמן כלא נקרא" או "Mark as read"
John Doe
john@example.com
📧
סמן כלא נקרא
🗑️
מחק שיחה
מתי לסמן כלא נקרא
השתמשו ב-"סמן כלא נקרא" כדי:
- מעקב בהמשך – סמנו שיחה כלא נקראה כתזכורת למענה
- העברה לצוות – לסמן ששיחה דורשת תשומת לב של חבר צוות
- עדיפות – להשאיר שיחות חשובות מסומנות ויזואלית
מתי לסמן כנקרא
השתמשו ב-"Mark as read" כדי:
- לנקות תיבת דואר – סמנו שיחות שעיינתם בהן אבל לא צריך לענות
- לאשר – לציין שראיתם את ההודעה גם בלי לענות
שיתוף פעולה בצוות
סטטוס הקריאה משותף לכל הצוות:
- כשחבר צוות פותח שיחה, היא מסומנת כנקראה לכולם
- כשאתם מסמנים שיחה כלא נקראה, כל הצוות רואה את האינדיקציה
- זה עוזר לצוותים לתאם מי צריך לענות
טיפ: השתמשו בסטטוס לא נקרא כהעברת שיחות. סמנו כלא נקרא והוסיפו הערה בצ'אט הצוות מי צריך לענות.
דרישות הרשאה
כל חברי הצוות עם גישה לטופס יכולים להחליף סטטוס נקרא/לא נקרא:
- בעלי טופס
- חברי צוות עם הרשאת מנהל
- חברי צוות עם הרשאת View
- חברי צוות עם הרשאת Reply
- חברי צוות עם הרשאת מחק
אינדיקציות ויזואליות
תג הלא-נקרא מופיע ב:
- רשימת שיחות – נקודה קטנה ליד שיחות שלא נקראו
- סרגל צד במובייל – אותה אינדיקציה במכשירים ניידים
שיטות עבודה מומלצות
- עיינו יומית – בדקו שיחות שלא נקראו בתחילת כל יום
- השתמשו למעקבים – סמנו שיחות כלא נקראו כשצריך פעולה בהמשך
- תקשרו עם הצוות – אל תסתמכו רק על סטטוס קריאה; תאמו העברות במפורש
- שמרו תיבת דואר נקייה – עיינו מעת לעת ועדכנו סטטוס של שיחות ישנות